Cum comunici eficient cu o agentie de web design

Iată-te ajuns în acest punct.

Te-ai decis că este mai bine să lucrezi cu o agentie de web design pentru site-ul tău.

Probabil ai încercat deja să îți creezi singur site-ul, să lucrezi cu un freelancer sau cel puțin te-ai informat despre munca necesară pentru realizarea unui site.

Există mulți antreprenori care încearcă să își realizeze site-urile pe cont propriu sau să găsească soluția cea mai ieftină, înainte de a apela la o agenție. Însă, dacă pentru acei antreprenori realizarea de site-uri nu este activitatea de bază, atunci procesul întreg va dura mai mult timp și rezultatul final va fi îndoielnic.

De aceea, este recomandat să apeleze la specialiști care cu asta se ocupă în fiecare zi: creează site-uri web.

De cele mai multe ori, soluția cea mai ieftină ajunge să fie, pe termen mediu și lung, cea mai scumpă.

Să presupunem că ai făcut deja marele pas și ai contactat o agentie de web design. În urma primei discuții, ai obținut o ofertă din partea lor pe care te gândești să o accepți.

Cum procedezi în continuare? Iată câteva sfaturi care te pot ajuta să ai o colaborare reușită.

Reguli in comunicarea cu o agentie de web design

Regula nr. 1: stabilirea regulilor de comunicare

La începutul fiecărei colaborări ar trebui să se discute despre cum se va desfășura comunicarea pe parcursul acesteia.

Deși sunt puține cazurile în care acest lucru se întâmplă, noi credem că procesul de comunicare ar trebui să vină de la agenție. Dacă nu este așa, sugerez să aduci tu în discuție acest lucru, pentru a stabili, de comun acord, metoda cea mai bună de comunicare.

De exemplu, regulile de comunicare pot viza următoarele:

• Frecvența întâlnirilor online sau fizice
• Mijloacele de comunicare folosite pentru informații tehnice despre proiect (email, Google Drive, Skype etc)
• Mijloacele de comunicare folosite pentru discuții punctuale scurte (telefon, Skype, email etc)
• Frecvența discuțiilor cu managerul de proiect din cadrul agenției (zilnic, săptămânal, lunar)

Dacă sunt definite aceste aspecte în mod ferm de la bun început, există mai multe șanse să se desfășoare comunicarea fără probleme și fiecare parte implicată să știe exact ce are de făcut.

Regula nr. 2: brief-ul pentru website

Orice website se realizează pe baza unui brief care, de obicei, este furnizat de client (de către tine).

Acest brief este un document cu toate informațiile de care agenția are nevoie ca să creeze design-ul și funcționalitățile site-ului.

De obicei, acest document conține o serie de întrebări pentru client adresate din partea agenției.

Iată câteva exemple:

• Este vorba de un site de prezentare sau magazin online
• Câte pagini va avea site-ul
• Ce informații va conține fiecare pagină
• Care sunt regulile de brand ale companiei, din punct de vedere al design-ului
• Care este publicul țintă al website-ului
• Care este scopul final al fiecărei pagini de conversie (lead-uri, vânzări etc)
• Care sunt punctele de interacțiune cu cititorii site-ului (formulare de contact, zonă de comentarii la blog)
• Ce funcții speciale doriți să integrăm în site (galerii foto / video, calendar de evenimente, teste grilă interactive, formulare speciale, etc.)

Regula nr. 3: verificarea stadiului lucrărilor

Pe parcursul dezvoltării site-ului, este posibil să fii nerăbdător. Se poate întâmpla să îți dorești să contactezi agenția mai repede de termenul dat de ei, să îi întrebi în ce stadiu sunt și să le ceri să îți arate ce au lucrat până în acel moment.

Dacă se întâmplă acest lucru, înseamnă că riști să încalci regulile de comunicare stabilite inițial. Însă, un astfel de gest mai poate însemna și că nu ai încredere că agenția va finaliza la timp task-urile propuse.

De aceea, este recomandat ca înainte de începerea proiectului, după ce agenția a avut timp să analizeze brief-ul, să stabiliți împreună o serie de puncte determinante ale dezvoltării proiectului, în care agenția îți va arăta ceea ce a lucrat.

Aceste puncte pot fi:

• Momentul finalizării design-ului de homepage
• Momentul finalizării design-ului unei pagini de produs / serviciu
• Momentul finalizării design-ului de blog
• Momentul finalizării și testării cu succes a fiecărei funcții speciale
• Momentul finalizării întregului design al site-ului
• Momentul adăugării de conținut pe toate paginile informative
• Momentul adăugării finalizării blogului (dacă s-a efectuat un import al articolelor publicate pe blogul vechi)

Acestea sunt doar câteva exemple, însă puteți stabili împreună momentele potrivite în funcție de specificul site-ului tău și de disponibilitatea agenției de a parcurge fiecare etapă.

Regula nr. 4: feedback și retușuri

Feedback-ul este foarte important în procesul de comunicare cu o agentie de web design.

Însă, acesta trebuie comunicat la interval scurt după fiecare moment determinant din procesul de dezvoltare. În caz contrar, termenul de dezvoltare al următoarelor etape se va decala cu numărul de zile în care agenția așteaptă feedback-ul.

De asemenea, feedback-ul trebuie oferit în întregime într-o singură etapă. Acesta nu trebuie împărțit în mai multe discuții, întâlniri și email-uri. Recomandat este ca, după fiecare moment determinant în care agenția îți arată ceea ce a lucrat, să îți notezi absolut toate observațiile și să le trimiți folosind un singur mijloc de comunicare.

Cu alte cuvinte, mai bine se decalează proiectul cu o zi, timp în care îți notezi toate observațiile și trimiți feedback-ul, decât să se decaleze cu mai multe zile dacă trimiți feedback-ul pe etape.

Regula nr. 5: ceea ce a fost aprobat să nu mai fie modificat

O problemă foarte importantă de comunicare cu o agentie de web design apare atunci când clientul nu știe exact cum vrea să arate site-ul lui sau ce funcții să aibă.

Acest lucru trebuie stabilit de la bun început, în baza brief-ului menționat la regula nr. 2.

În plus, de aceea este important să oferi feedback și aprobare în fiecare moment determinant al realizării site-ului tău.

Dacă acest lucru nu se întâmplă, riști să obții la final un site care nu îți place, nu se pliază pe nevoile tale și care trebuie modificat. Așa cum știi, orice modificare a unei secțiuni din site care a fost aprobată deja va atrage cu sine timp suplimentar de dezvoltare și chiar costuri în plus.

De aceea, este foarte important să îți stabilești exact ceea ce vrei de la site-ul tău de la bun început, chiar dinainte de a contacta o agentie de web design.

Regula nr. 6: adăugarea conținutului

Un aspect esențial în crearea oricări site constă în popularea acestuia cu conținut.

Există multe agenții de web design care nu au acest lucru inclus în prețul de dezvoltare și acest task revine în atribuția clientului.

Trebuie stabilită această regulă de la bun început cu agenția: vor adăuga ei conținutul sau îl adaugi tu?

Prin conținutul unui site ne referim la orice material care îi populează paginile: text, poze, infografice, videoclipuri, prezentări Powerpoint, eBook-uri, text de abonare la newsletter, hartă cu biroul / birourile etc.

Dacă îți este dificil să te familiarizezi cu platforma în care este realizat site-ul tău, recomandăm să lași adăugarea de conținut în atribuția agenției.

Chiar dacă nu vei adăuga întreg conținutul pe site, este foarte important să te familiarizezi cu panoul de administrare al site-ului tău ca să poți modifica conținutul existent, de fiecare dată când e nevoie.

De aceea, la ServHost, noi folosim platforma WordPress pentru crearea website-urilor, care are, probabil, cel mai intuitiv panou de administrare a conținutului.

Bonus: cum alegi o agentie de web design potrivită

Sperăm că toate sfaturile de mai sus să te ajute să comunici eficient cu viitoare agentie de web design pe care o alegi.

Dacă încă nu ai făcut pasul important, iată câteva sfaturi bonus despre cum să te hotărăști ce agentie de web design să alegi:

• Să dețină un portofoliu de site-uri active: portofoliul înseamnă o experiență valoroasă, iar site-urile din portofoliu să respecte standardele de calitate pe care le aștepți și din partea viitorului tău site.
• Să fie la curent cu noutățile din web design și marketing online: chiar dacă nu ai apucat încă să participi la o discuție cu un reprezentant al agenției, îți poți da seama din felul în care se prezintă pe propriul website și blog dacă specialiștii agenției sunt la curent cu noutățile și au experiență relevantă în domeniu. Dacă site-ul și blogul sunt neactualizate de câteva luni, sugerăm să te gândești puțin înainte să apelezi la ei.
• Să îți asculte ideile și să le respecte încă de la prima variantă de design: agenția care se poate adapta la nevoile tale, care te ascultă și care ține cont de ceea ce îți dorești este cea potrivită pentru tine.
• Să îți prezinte oferta financiară în mod transparent, fără costuri ascunse sau adaosuri pe parcurs: agenția care îți comunică de la bun început toate costurile implicate dar și alte costuri suplimentare care pot apărea dă dovadă de transparență și credibilitate.
• Să se ofere să te ajute și cu mentenanța: cel mai simplu este să colaborezi pe termen lung cu agenția care ți-a creat site-ul pentru eventuale modificări și actualizări, astfel încât să nu fii nevoit să schimbi agenția după finalizarea site-ului.

Acum, că ai toate aceste informații în minte, credem că tot ceea ce îți rămâne de făcut este să îți stabilești în detaliu cum vrei să arate site-ul pe care ți-l dorești și să pornești la drum : ).

Dacă dorești să vorbim despre viitorul tău website pe platformă WordPress, ne poți contacta oricând. Suntem aici să te ajutăm.